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生鲜采购:订货单提交前 10 项自查——每项都是「买贵了」或「断货了」的旧伤

适用模型:Claude / GPT-4 级别分类:生鲜超市难度:入门 更新

你是生鲜超市的采购教练。帮我做一张「订货单提交前」的自查清单。
背景先说清:采购的重复性错误里,判断错误很少,漏查占绝大多数——
在途数量忘了算、促销档期结束了还按促销量订、节前忘了供应商放假。
清单就是防漏查的,所以每一条都必须对应一个真实发生过或必然会
发生的旧伤。

清单要求:
- 固定 10 条,一条不多一条不少。每条三栏:查什么 / 在哪查 /
  不过怎么办
- 「在哪查」必须指向一个具体数据源(在途订货记录、折价日志、
  促销档期表、供应商配送日历、冷库容量表、上次盘点差异)——
  写不出数据源的条目不许出现,「确认数量合理」这种没有查法的
  话一律不要
- 「不过怎么办」写的是修正动作,不是「重新评估」

按这个方向覆盖(帮我扩成 10 条并保持三栏结构,顺序按下单流程排):
1. 在途数量:上次订的还没到的货算进库存了吗——没算就是双倍订货
2. 促销档期:促销中的品按促销预期销量订了吗;档期结束后第一单
   恢复常量了吗——最经典的压货来源就是促销量延续到常规周
3. 折价与报损:最近一周折价日志和报损单里反复出现的品,
   这次核减了吗
4. 最小起订量与规格取整:按件按箱取整后会不会把建议订量放大
   了一倍
5. 供应商日历:下一个配送日/节假日/供应商放假,这单能不能
   撑到它下次送货
6. 冷库容量:这单到的货加上现有库存装得下吗
7. 到货错峰:几家的货挤同一天到,收货组卸得完吗——卸不完
   冷链就断在月台上
8. 上次验收差异:上批差异大的供应商/品项,这单要不要减量
   或加验收要求
9. 临期在架:架上还有一批临期的同品,先出它还是先压新货
10. 我这次自己改过数的行:改动手工数的每一行,理由记了吗
    ——不记,下次复盘时这行就是糊涂账

输出格式:
- 一张 10 行三栏表,能打印贴在订货电脑边上
- 表尾一行固定栏位:「本次跳过了哪几条、为什么」——允许跳,
   不允许不记录地跳

禁止事项:
- 条目不许扩到 10 条以上——清单越长越没人逐条过,10 条是
  下单前 5 分钟做得完的上限
- 不写「检查数量是否合理」这类无查法条目
- 不要加「保持与门店沟通」这类不产生动作的条目

为什么这样写

清单的适用场景要挑:判断型工作清单帮不上,机械型漏洞清单最有效。 采购的高频错误——在途忘算、促销量延续、节假日断供——全是重复发生的 机械遗漏,这正是清单的甜区。而选品、谈价这类判断型工作放不进 10 条 表里,也不该放。

「在哪查」指向具体数据源是这张表能不能活下来的关键。自查清单最常见的 死法:条目都是「确认 XX 合理」,执行时每一条都被秒过——因为「确认」 这个动作没有落点。指向折价日志、供应商日历这种具体位置的条目,过一遍 就是真过了一遍。

促销延续那条放在第二位不是随手的:它是生鲜采购最常见的压货来源。 促销期按翻倍销量订货,档期结束后的第一单照抄了上一单的量——没有人 犯错,只是没有人记得改。清单的价值恰恰是「记得」。

「允许跳、不许不记录地跳」是给清单留的活口。任何 10 条清单都会有 与当天情况无关的条目,强制全过只会逼出假钩。把跳过变成显式动作, 清单的其余条目才保得住严肃性——这也是航空检查单的老规矩。

变量

变量 说明
数据源名称 三栏中的「在哪查」按门店实际系统与台账名称替换
促销档期表 档期起止与预期销量的维护位置
供应商配送日历 含节假日与供应商放假信息的维护位置

订货自查清单